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Maîtriser l’organisation et la gestion avancée de sa messagerie

7 heures Distanciel 9.2/10 (1 avis) Accessible PSH

Cette formation se déroule en one to one avec votre formateur dédié, à distance, sur notre plateforme de webconférence, elle est opérationnelle basée sur la pratique avec un coaching adapté à votre profil et à votre planning.

Objectifs de la formation

Être capable de structurer et organiser efficacement sa boîte mail Gmail ou Outlook pour un usage professionnel optimal.
Mettre en place des règles, filtres et dossiers automatisés pour classer et hiérarchiser les messages entrants.
Savoir archiver, sauvegarder et retrouver rapidement les informations importantes, aussi bien en ligne que sur le poste de travail.
Utiliser les fonctions avancées de tri, de recherche et de catégorisation pour gagner du temps au quotidien.
Maintenir une boîte mail claire et fonctionnelle grâce à des méthodes d’organisation durable et des outils de synchronisation.

Pour qui ?

Public visé :

Formation ouverte à tout public

Prérequis :

Savoir rédiger sur clavier pour l’envoi d’e-mails ou traitement de texte.

Programme de la formation

Module 1 : Structurer sa messagerie : principes d’organisation

Comprendre les enjeux d’une boîte mail organisée
Identifier les différents types d’emails (action, information, suivi, archive)
Concevoir une architecture logique : dossiers, sous-dossiers, libellés, filtres
Méthodes de gestion efficaces (méthode Inbox Zero, GTD, 3D, etc.)

Module 2 : Gérer et automatiser le classement dans Gmail

Créer et gérer les libellés et catégories
Utiliser les filtres et règles de tri automatique
Exploiter les recherches avancées et opérateurs (from:, has:attachment, older_than:, etc.)
Créer des signatures multiples et modèles de réponses
Paramétrer la délégation de boîte mail et l’envoi en tant qu’autre adresse
Sauvegarder / exporter les messages importants sur le PC (format .eml / .pdf)

Module 3 : Gérer et automatiser le classement dans Outlook

Créer une arborescence de dossiers et sous-dossiers efficace
Créer et gérer des règles automatiques de classement
Utiliser les catégories de couleurs et indicateurs de suivi
Exploiter la recherche avancée et les dossiers de recherche dynamiques
Créer des modèles, signatures multiples et réponses rapides
Sauvegarder et archiver ses mails sur le PC (fichiers PST / exportation)
Nettoyer sa boîte mail : archivage automatique, suppression intelligente

Module 4 : Lier la messagerie à l’organisation personnelle

Lier Gmail / Outlook avec Google Drive / OneDrive / calendrier
Créer des rappels et tâches à partir d’un mail
Centraliser les suivis (mails non lus, en attente de réponse, relances automatiques)
Gérer les priorités et la charge mentale liée à la messagerie

Module 5 : Sauvegarde, synchronisation et sécurité

Sauvegarder ses mails et dossiers sur le PC ou dans le cloud
Exporter ses contacts et ses calendriers
Gérer la synchronisation entre plusieurs appareils (ordinateur, smartphone, tablette)
Sécurité et confidentialité : double authentification, liens suspects, gestion des accès

Modalités pédagogiques

Accueil du stagiaire dans une salle de webconférence dédiée.

Documents supports de formation projetés en partage d'écran.

Démonstration pratique et étude de cas concrets.

Mise à disposition de documents supports à la suite de la formation.

Accueil du stagiaires dans une salle de webconférence . Documents supports de formation projetés en partage d'écran. Démonstration pratique. Etude de cas concrets. Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.

Évaluation et suivi

Feuilles de présence et émargement.

Questions orales ou écrites et mises en situation.

Formulaires d'évaluation de la formation.

Certificat de réalisation de l'action de formation.

Les modalités de la certification bureautique Outlook sont uniques : l'examen de certification s'appuie sur une solution qui permet au candidat de manipuler directement dans Outlook. Les compétences sur Outlook sont ainsi réellement évaluées et validées.

Durée7 heures

ModalitéDistanciel

Délai d'accès2 jours

AccessibilitéPSH ✓

Tarif1 290 € HT

Finançable OPCO ✓

Obtenir un devis pour cette formation Vérifier mon éligibilité OPCO

Besoin d'aide ?

Notre équipe est disponible pour vous accompagner dans votre projet de formation.

04 28 70 96 00

Objectifs de la formation

Être capable de structurer et organiser efficacement sa boîte mail Gmail ou Outlook pour un usage professionnel optimal.

Mettre en place des règles, filtres et dossiers automatisés pour classer et hiérarchiser les messages entrants.

Savoir archiver, sauvegarder et retrouver rapidement les informations importantes, aussi bien en ligne que sur le poste de travail.

Utiliser les fonctions avancées de tri, de recherche et de catégorisation pour gagner du temps au quotidien.

Maintenir une boîte mail claire et fonctionnelle grâce à des méthodes d’organisation durable et des outils de synchronisation.

Programme de la formation

Module 1 : Structurer sa messagerie : principes d’organisation

Comprendre les enjeux d’une boîte mail organisée
Identifier les différents types d’emails (action, information, suivi, archive)
Concevoir une architecture logique : dossiers, sous-dossiers, libellés, filtres
Méthodes de gestion efficaces (méthode Inbox Zero, GTD, 3D, etc.)

Module 2 : Gérer et automatiser le classement dans Gmail

Créer et gérer les libellés et catégories
Utiliser les filtres et règles de tri automatique
Exploiter les recherches avancées et opérateurs (from:, has:attachment, older_than:, etc.)
Créer des signatures multiples et modèles de réponses
Paramétrer la délégation de boîte mail et l’envoi en tant qu’autre adresse
Sauvegarder / exporter les messages importants sur le PC (format .eml / .pdf)

Module 3 : Gérer et automatiser le classement dans Outlook

Créer une arborescence de dossiers et sous-dossiers efficace
Créer et gérer des règles automatiques de classement
Utiliser les catégories de couleurs et indicateurs de suivi
Exploiter la recherche avancée et les dossiers de recherche dynamiques
Créer des modèles, signatures multiples et réponses rapides
Sauvegarder et archiver ses mails sur le PC (fichiers PST / exportation)
Nettoyer sa boîte mail : archivage automatique, suppression intelligente

Module 4 : Lier la messagerie à l’organisation personnelle

Lier Gmail / Outlook avec Google Drive / OneDrive / calendrier
Créer des rappels et tâches à partir d’un mail
Centraliser les suivis (mails non lus, en attente de réponse, relances automatiques)
Gérer les priorités et la charge mentale liée à la messagerie

Module 5 : Sauvegarde, synchronisation et sécurité

Sauvegarder ses mails et dossiers sur le PC ou dans le cloud
Exporter ses contacts et ses calendriers
Gérer la synchronisation entre plusieurs appareils (ordinateur, smartphone, tablette)
Sécurité et confidentialité : double authentification, liens suspects, gestion des accès

Modalités pédagogiques

Accueil du stagiaire dans une salle de webconférence dédiée.

Documents supports de formation projetés en partage d'écran.

Démonstration pratique et étude de cas concrets.

Mise à disposition de documents supports à la suite de la formation.

Évaluation et suivi

Feuilles de présence et émargement.

Questions orales ou écrites et mises en situation.

Formulaires d'évaluation de la formation.

Certificat de réalisation de l'action de formation.